Escrito por:
Pedro Eastman Molina Sanabria
Ingeniero Industrial
La cultura de la implementación de sistemas de gestión en las organizaciones, ha tenido un crecimiento acelerado en los últimos años, en gran parte debido a la necesidad de hacer frente a mercados locales y mundiales donde la competencia no se da solo por las características de los productos sino también por la responsabilidad y reputación de las empresas en los temas económicos, ambientales y sociales, ámbitos empresariales para los que hoy en día existen modelos o guías de sistemas de gestión, los cuales en su gran mayoría son desarrollados por la Organización Internacional de Normalización (originalmente en inglés: International Organization for Standardization, conocida por la abreviación ISO) compuesta por diversas organizaciones nacionales de estandarización. El siguiente cuadro nos muestra un breve inventario de las principales normas o guías para sistemas de gestión desarrollados por la ISO y de aplicación a nivel mundial
| ÁMBITO | NORMA O GUÍA |
| Calidad | ISO 9001 |
| Gestión Ambiental | ISO 14001 |
| Seguridad y Salud en el Trabajo | ISO 45001 |
| Seguridad de la Información | ISO 27001 |
| Seguridad e Inocuidad Alimentaria | ISO 22000 |
| Gestión del Riesgo dentro de las organizaciones | ISO 31000 |
| Gestión de la cadena de suministro de una organización | ISO 28000 |
| Responsabilidad Social | ISO 26000 |
Adicionalmente cada país y sus diferentes entes de regulación y normalización han generado guías para estos mismos fines, modelos de sistemas que a pesar de compartir elementos comunes, pueden tener diferentes estructuras.
Sin embargo las empresas que decidían implementar más de una de estas normas fueron viendo como sus beneficios se veían opacados por la carga administrativa y operativa que requiere el mantenimiento de los sistemas de gestión: Altos volúmenes de registros, creación de nuevos cargos, auditorias permanentes en todas las áreas, costos en procesos de seguimiento y recertificación, aumento en la frecuencia de reuniones y comités, etc; hicieron cada vez más difícil administrar los sistemas de gestión. El tema es más complejo en Colombia ya que por ley las empresas deben tener un Sg de Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de (2015), Ministerio de Trabajo, libro II, parte 2, titulo 4, capitulo 6) y un Plan Estratégico de Seguridad Vial (Resolución 1565 de 2014 del Ministerio de Transporte), requisitos legales que están organizados siguiendo la estructura de los sistemas de gestión.
Por todo lo anterior es muy importante que gerentes y responsables de los SG, enfoquen sus esfuerzos en la integración de sus sistemas de gestión, lo cual solucionaría casi todos los inconvenientes que se han mencionado y traerían beneficios para las empresas aportando a la mejora continua y desempeño de sus organizaciones.
- Simplificar y reducir los sistemas: Son muchos los procesos, documentos e instrumentos que conforman los SG, pero muchos de ellos pueden ser usados o compartidos por todos los sistemas, simplificando y reduciendo la carga administrativa y operativa de los SG.
- Integración de la información documentada. Se facilita la unificación del control documental, para evitar que la organización disponga de multitud de formatos que pueden circular por la empresa de manera incontrolada y hagan perder tiempo a la misma.
- Mejorar la Administración de la empresa: Se facilita la integración de los diferentes procesos de la empresa (Producción, gestión humana, ventas, administración, etc) y el seguimiento de los mismos de una forma global, en materia de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
- Incremento de la participación del personal. Una buena integración facilita la asignación de funciones y responsabilidades en la empresa, logrando que los trabajadores se involucren de manera más participativa en el logro de los objetivos de la empresa.
- Disminución de los costos de diseño e implementación. Son muchos los procesos que se pueden compartir y que permiten disminuir costos a la organización: Las auditorías, los programas de capacitación, los procesos de inducción, las acciones correctivas y preventivas, recursos humanos comunes, la documentación, etc.
- Imagen frente a clientes y proveedores. Un sistema de gestión permite ver a una empresa organizada y enfocada en el cumplimento de sus objetivos y políticas, lo que facilita la satisfacción del cliente y la interacción con clientes, proveedores y contratistas.
Para tal fin podemos apoyarnos de dos muy buenas herramientas, aplicada a nivel mundial para lograr la integración de los sistemas, las cuales describiré a continuación, no sin antes invitarlos a que personalmente profundicen en cada una de ellas:
- herramientas para la INTEGRACIÓN de los sistemas de GESTIÓN:Anexo SL – estructura de alto nivel de la iso
Atendiendo la dificultad que se tenía para la integración de los sistemas de gestión, desde hace varios años atrás la ISO “Organización Internacional de Normalización” y la IEC “Comisión Electrotécnica Internacional”, organizaciones integradas por los organismos nacionales de normalización de muchos países, incluyendo nuestro “Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación” ICONTEC, lideraron la conformación con todos sus países miembros, de un grupo llamado “Grupo de Coordinación Técnica en Normas de Sistemas de Gestión” de donde nació lo que hoy se conoce con el nombre de “Estructura de alto nivel” Anexo SL.
La “Estructura de alto Nivel” es un denominador común, para que todas las nuevas normas de gestión, respeten y compartan una misma estructura y un objetivo común: La uniformidad y coherencia o sincronización de todas las normas ISO, independiente del ámbito de cada norma. Además, implanta un conjunto de términos y definiciones comunes a todas ellas, para que a las organizaciones les sea mucho más fácil poder entender, implementar e integrar de forma correcta los sistemas de gestión.
Desde el contexto legal en SST, el decreto 1072 del 2015 en su Libro II, parte 2, titulo 4, capitulo 6, ARTÍCULO 2.2.4.6.4. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, parágrafo 1, establece que el SG-SST debe adaptarse al tamaño y características de la empresa; y que igualmente puede ser compatible con los otros sistemas de gestión de la empresa y estar integrado a ellos.
La Estructura de Alto Nivel no es una norma de sistema de gestión. Es una plantilla de uso obligado para todas las normas ISO de sistemas de gestión nuevas o en proceso de revisión.
Las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 incluyen dicha estructura que está compuesta por:
- Introducción
- Objeto y campo de aplicación
- Referencias normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la organización
- Liderazgo
- Planificación
- Apoyo
- Operación
- Evaluación del desempeño
- Mejora
Norma une 66177: GUÍA para al INTEGRACIÓN de LOS sistemas de GESTIÓN. aenor 2005
Esta norma proporciona directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de gestión, de aquellas organizaciones que decidan integrar total o parcialmente dichos sistemas en busca de una mayor eficacia en su gestión y aumentar su rentabilidad.
Esta norma plantea planificar el proceso de integración de los sistema de gestión utilizando el esquema P.H.V.A , lo que permitirá desarrollar un plan de integración específico en función al contexto de su organización, al alcance que se le quiere dar a la integración y al nivel de madurez de los sistemas que se quieren integrar. Para este fin se plantean el desarrollo de tres etapas como lo muestra la siguiente figura:
DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIÓN.
- Beneficios Esperados:
Responda las siguientes preguntas
¿Qué beneficios tendrá la empresa de esta integración?
¿Qué dificultades se pueden presentar en el proceso de integración?
- Análisis del contexto de la organización para la integración de los sistemas:
Este análisis debe permitir evaluar los siguientes aspectos:
- a) MADUREZ: ¿Qué capacidad y experiencia posee mi organización para abordar el proceso de integración?
¿Cuál ha sido la experiencia y eficacia en el uso de los sistemas de gestión en la empresa?
¿Cuál es la estructura organizativa y funcional de la organización y si se cuenta con recurso humano con las competencias para integrar los sistemas?
- b) COMPLEJIDAD: ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas a las que debe satisfacer mi sistema integrado?
¿Qué sistemas de gestión posee mi organización para dar respuesta a esas necesidades?
¿Otros requisitos sectoriales o sociales que suscriba la organización?
- c) ALCANCE: Extensión de los sistemas de gestión: Situación actual de los sistemas de gestión implementados, para evaluar, cuales serán integrados.
- d) RIESGO: ¿Qué riesgos tiene la integración en mi organización?
− Grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, asociados a los productos y servicios, a los aspectos ambientales y a la seguridad de los trabajadores y entornos de trabajo.
− Nivel de riesgo y valoración de las consecuencias inherentes al incumplimiento legal.
− Nivel de riesgo y valoración de las consecuencias o fallos derivados del proceso de implantación de la integración.
- Selección del nivel de Integración:
Analizados los beneficios y el contexto de la organización se tiene la información necesaria para decidir cuál será el nivel de integración de sus sistemas de gestión, el cual puede ir desde una integración básica hasta una integración total de los SG, para lo cual la norma sugiere revisar tres niveles los cuales son escalonados y complementarios, cada nivel implica integrar mas procesos de los SG y su aplicación progresiva supone una mayor madurez, capacidad y calidad de la gestión de la organización. De este análisis debe quedar muy claro que componentes se quieren integrar.
- Elaboración del plan de integración
Con la información anterior el siguiente paso es elaborar un plan de integración que sirva para ejecutar eficazmente y de forma controlada la integración de los sistemas. Este plan debe incluir como mínimo:
- Qué plan de comunicación se va a llevar a cabo.
- Quién será el responsable y/o coordinador del proyecto de integración.
- Plan de actividades a desarrollar que especifique el “qué”, quién y cuándo y los recursos necesarios para cada actividad.
- Grado de cumplimiento de los requisitos de los diferentes sistemas de gestión implantados, y grado de cumplimiento esperado con la integración.
- Impacto previsto de la integración en la organización (organigrama, aspectos legales, sociales, técnicos, etc.).
- Actividades para controlar las debilidades que pudieran dar lugar a amenazas para la organización.
- Procesos a los que se va a aplicar la integración.
- Organización actual de la documentación, y la nueva estructura propuesta.
- Recursos necesarios para desarrollar la integración a cada nivel.
- Apoyo de la alta dirección
Tratándose este tema de un cambio en la organización se precisa una buena coordinación, por lo que el apoyo de la alta dirección es fundamental. El apoyo de la alta dirección se debe plasmar en aportar los recursos necesarios para llevar a cabo el plan aprobado, apoyar las acciones previstas y realizar el oportuno seguimiento al proyecto.
Es importante que la alta dirección designe un responsable del proyecto o coordinador (normalmente el representante de la dirección) con autoridad y visión global de los sistemas y conocedor de la problemática de la empresa.
IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE INTEGRACIÓN
Para facilitar el proceso de implantación del plan de integración y la tarea del coordinador, esta fase puede ser apoyada por un comité o equipo de integración conformado por los jefes de área o proceso y con los responsables de los sistemas a integrar.
El equipo de integración debe realizar en esta fase las siguientes actividades:
− Un plan de comunicación que permita que todas las personas de la empresa se involucren y aporten al proceso especialmente en los temas de ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, aspectos en los que no es común que todos se involucren.
− Programar un calendario de reuniones para integrar cada uno de los procesos.
− La revisión y elaboración de los procesos y sus documentos, contemplando la elaboración de un único documento de gestión o “manual” que describa el sistema integrado de gestión.
Seguimiento del plan de integración
La alta dirección debe hacer seguimiento del plan de integración, periódicamente, es posible que en niveles de integración medios o avanzados se requiera que la frecuencia de estos seguimiento sea más corta de manera que se puedan tomar correctivos oportunamente prever los cambios al plan que permitan el éxito de la integración.
REVISIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Una vez implantado el sistema integrado de gestión, se recomienda incorporar su revisión periódica en la “revisión por la dirección” de acuerdo con los requisitos de las normas de gestión aplicables. Por ello, los resultados de las revisiones del plan de integración deberían ser considerados en la revisión general del sistema por la alta dirección.
Bibliografía
Norma española UNE 66177 junio 2005, guía para la integración de los sistemas de gestión, editada e impresa por AENOR